Team Resource Management, iets voor u?

Steeds vaker wordt er bij teamtrainingen gesproken over het belang van ‘soft skills’. Dit is uiteraard de natuurlijke tegenhanger van ‘hard skills’, waarbij het vooral gaat over inhoudelijke professionaliteit. Datgene waarvoor je vakmatig bent opgeleid om professioneel uit te oefenen in je team. Wat bedoelen we eigenlijk met ‘soft skills’?

Met ‘soft skills’ hebben we het feitelijk over de meer ‘zachte’, ‘intermenselijke’ aspecten in teamsamenwerking. Meer en meer komen we er de laatste jaren in organisaties en in teamsamenwerking namelijk achter dat het om meer gaat dan de inbreng van onze eigen kennis en ervaring, hoe belangrijk en onmisbaar dat op zich zelf ook is!

Door mijn werk als trainer en coach kom ik in diverse organisaties, en mag ik diverse soorten van teams begeleiden. Teams binnen de overheid, teams in het bedrijfsleven, teams op managementniveaus, teams op meer uitvoerend niveau. En door mijn achtergrond in de wereld van de publieke veiligheid, de publieke zorgsector en de crisisbeheersing heb ik ook een vrij gemakkelijke ingang bij organisaties zoals veiligheidsregio’s, politieorganisaties, GGD’en, waterschappen en gemeenten. Organisaties die ingeval van crises of calamiteiten een formele, wettelijke taak hebben in de afhandeling ervan. En daarmee crisisteams formeren op bijvoorbeeld een meer strategisch/bestuurlijk niveau, een meer coördinerend tactisch niveau of op een meer uitvoerend operationeel niveau.

En vaak zijn dat ‘gelegenheidsteams’; teams die voor de gelegenheid van de (dreigende) crisis of calamiteit worden samengesteld om de klus te klaren. En zeker in situaties waarbij de stress en/of de druk hoog is adequaat te performen, is het van groot belang dat er goed wordt samengewerkt. Te vaak en te veel nog kun je in evaluatierapporten na incidenten lezen dat er verbeterpunten zijn op het gebied van informatie (management, deling, verificatie en analyse ervan), coördinatie (samenwerking, afstemming, taak- en rolverdeling) en communicatie.

In dergelijke stressvolle situaties, waarbij gelegenheids-crisisteams worden geformeerd, kan dat uiteraard met diverse oorzaken te maken hebben. Allereerst kennen de hieraan deelnemende organisaties hun eigen culturen. Dat bepaalt in sterke mate hoe zij denken, handelen, communiceren en hoe zij zich gedragen. Dat stemt niet noodzakelijk met elkaar overeen. Daarnaast ligt nooit elke te nemen actie vast in draaiboeken of procedures; dat kan ook eenvoudig niet in crisissituaties. Vaak komt het aan op gezond boerenverstand, onderbuikgevoel, besluitvaardigheid en actiebereidheid. Omdat ervaringen, inzichten, opleidingen en achtergronden verschillen, kan dat – zeker in stressvolle situaties – in de samenwerking de nodige uitdagingen met zich meebrengen. Voldoende en geregelde aandacht voor de ‘soft skills’ van een functionerend team kan daarbij erg helpen.

In de luchtvaartindustrie, mede door ernstige vliegrampen, is hiervoor een aanpak ontwikkeld die ‘Crew Resource Management’ / ‘CRM’ heet. Deze aanpak vat een aantal ‘soft skills’ samen in een overzichtelijk en samenhangend programma. In CRM termen worden deze de ‘non-technical skills’ genoemd. Aan de hand hiervan worden er teams opgeleid, getraind en geoefend. De primeur hiervoor lag oorspronkelijk in Nederland, bij de KLM, die deze aanpak ontwikkelde naar aanleiding van de vliegramp in Tenerife. Het menselijk handelen en falen (de zogeheten “human factors”) hierin behoefde echt verbetering. Deze aanpak is vervolgens opgevolgd in de internationale luchtvaart, de ruimtevaart en later ook overgenomen in de – internationale – militaire wereld. En in toenemende mate vindt deze CRM aanpak, die inmiddels ook is ‘omgedoopt’ in ‘Team Resource Management’ / ‘TRM’, zijn ingang in de wereld van veiligheidsorganisaties, de zorgsector en andere organisaties. Want hoewel de oorsprong ervan ligt in ‘high performance teams’, ‘high reliability organizations’ en ‘veiligheid’, is deze aanpak uiteraard veel breder toepasbaar.

Over deze materie is goede onderzoeksliteratuur beschikbaar. Een belangrijke bron waaruit ik heb geput is: Crew Resource Management. Veilig en effectief samenwerken in teams van dr. T. Bijlsma, een militair officier, bedrijfskundige en trainer/consultant. Hij heeft naar dit onderwerp veel onderzoek verricht en is zelf hierop gepromoveerd. Hij beschrijft in zijn boekwerk 7 belangrijke non-technical skills.

Wat zijn volgens Bijlsma de 7 belangrijke non-technical skills’ in de CRM / TRM aanpak?

1. Allereerst gaat het om Besluitvorming; niet als een krachtdadig hamerstukmoment, maar meer als een outcome van een met elkaar doorlopen dynamisch proces van gezamenlijke beeldvorming – oordeelsvorming en besluitvorming. En dat allemaal op basis van doorgaans beperkte informatievoorziening, beperkt overzicht en een beperkt time-frame.
2. Daarnaast gaat het hierbij om Assertiviteit. Dat gaat over een houding van elk teamlid die netjes het midden houdt tussen Passiviteit enerzijds en Agressiviteit anderzijds.
3. Verder is een heldere en gezamenlijke Analyse noodzakelijk van de uit te voeren opdracht, missie, de teamdoelstelling etc. Hierbij gaat het om voldoende inzicht en coördinatie van planning, inzet van mensen & middelen en monitoring van de uitvoering.
4. Uiteraard is Communicatie hierbij een belangrijke vierde component. Een containerbegrip waarmee je vaak alle kanten op kunt. Weet dat zo’n 55% van onze communicatie non-verbaal is, zo’n 7% gaat over de inhoud van onze woorden en zo’n 38% over onze toon. Iets om over na te denken, niet alleen wanneer we in teams of crisissituaties functioneren, maar ook wanneer we op andere momenten communiceren, zakelijk of privé….
5. Leiderschap is uiteraard een aspect van ‘non-technical skills’ dat hierin niet mag ontbreken. We weten dat dit iets anders is dan Management. We weten ook dat het situationeel en teamgebonden is. We weten dat Leiderschap cruciaal is om visie, inspiratie, verbinding, beweging en energie te creëren. En we weten dat Leiderschap op sommige momenten van alle individuele teamleden kan worden gevraagd.
6. Een voldoende mate van Adaptiviteit (of Flexibiliteit) in een dynamische en complexe omgeving is uiteraard van groot belang voor het functioneren van een team. Hoe kunnen we, als individueel teamlid, met eigen kennis, ervaring, inzichten en verantwoordelijkheden, toch op cruciale momenten zodanig aanpassingsvermogen aan de dag leggen, dat het algemeen belang, de teamdoelstelling, het teamfunctioneren als zodanig ermee zijn gediend? En hoe kan ik dat als teamlid realiseren zonder dat ik mijn eigen kernwaarden geweld aandoe? Wanneer de individuele teamleden deze competentie collectief laten zien, springen zij elk over hun eigen schaduw en kan een teamperformance tot grote hoogten stijgen.
7. Een team functioneert nooit in splendid isolation; hoe dan ook en waar dan ook en met wie dan ook, een team heeft altijd te maken met een omgeving. Dat vraagt een goed en permanent Omgevingsbewustzijn van een team. Hoe interpreteert het team de data die wordt waargenomen? Hoe begrijpt en interpreteert het team deze? Welke contexten en mentale modellen spelen hierbij een rol? Dat vraagt team-omgevingsbewustzijn.

Deze opsomming maakt duidelijk dat het bij Team Resource Management gaat om een breed toepasbare set van ‘soft skills’; ‘zachte’ teamcompetenties die niettemin een belangrijke bijdrage leveren aan het functioneren en het slagen van teamsamenwerking. Toepassing ervan is geen Haarlemmerolie of harde garantie op succes. Maar loop ze 1 voor 1 maar na; zonder adequate toepassing ervan neemt de kans op teamsucces in elk geval snel af!

Madern Public Business herkent zich zeer in de waarde van deze 7 samenhangende ‘non-technical skills’ voor teams en biedt deze ook in training en coaching van teams aan. Daarbij kan het gaan om teams in de wereld van crisisbeheersing en/of publieke veiligheid. De waarde van deze set aan bruikbare competenties is echter dusdanig dat deze ook zonder meer goed van toepassing is op allerlei andere vormen van teamsamenwerking; zowel in crisisomstandigheden als in rustiger vaarwater. Zowel in de publieke sector alsook in het bedrijfsleven.

Meer weten over de toepassing van Team Resource Management ter verbetering van het functioneren van uw team? Neem contact met me op!